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GED : la meilleure façon de gérer et stocker des documents

La gestion des documents papier est souvent un problème au sein des entreprises. Il n’est pas rare d’avoir des salles entières remplies d’archives. Ces documents doivent être stockés un certain nombre d’années en fonction de la législation mais certaines entreprises manquent de place dans leurs locaux. Il est parfois possible de louer des espaces de stockage mais cela représente un coût de stockage non négligeable. Alors quelle solution adopter ? 

L’importance des archives dans une entreprises

Il est évident qu’une entreprise doit conserver ses archives d’une façon ou d’une autre. Ces archives sont généralement constituées de documents administratifs comme par exemple les dossiers du personnel, les factures d’achats, les plans du bâtiment ou des dossiers dont l’instruction est achevée. Généralement, ces archives sont conservées uniquement parce que la législation impose un délai de conservation de plusieurs années. 

Mais il y a aussi des archives qui sont consultées chaque jour. Ces archives-là font partie intégrante de la vie de l’entreprise. Chaque employé doit pouvoir les consulter à tout moment s’il le souhaite. Or, toutes ces archives prennent énormément de place et il faut parfois embaucher une personne qui s’en occupe à temps plein. L’autre solution consiste à travailler avec des archivistes indépendants, chargés de veiller à la bonne tenue des archives de l’entreprise. 

Gestion électronique des documents : gain de place et de temps

Afin de résoudre ce problème d’archives, à la fois encombrantes et coûteuses, il existe des logiciels de GED. Ces logiciels sont conçus pour la gestion électronique des documents. Ce type d’outils informatiques représente un gain de temps et d’argent non négligeable pour l’entreprise. 

Grâce à la GED, vous gagnez de la place dans vos locaux puisque tous les documents sont numérisés. Et vous économisez également de l’argent puisque la gestion des archives est grandement simplifiée et ne nécessite plus un employé à temps plein. 

Une fois le logiciel installé, il est toutefois bénéfique de faire intervenir un spécialiste de la GED dans votre établissement pour former vos employés et collaborateurs. Ainsi, chaque personne de l’entreprise pourra stocker et conserver ses propres archives mais aussi consulter facilement les archives générales. Grâce à ce gain de temps, d’argent et d’espace, votre entreprise pourra se développer.